会议策划

会议策划范文

大多数企业每年都会举行各种形式的、规模大小不一的会议，但无论是厂家，还是商家，对于此类会议都已经习以为常，因为按照大家的说法，这些会议都是为“会”而“会”，形式主义严重。但如果在会议召开前，能够很好地做好策划和营销工作，那么后期会议的成功便会顺理成章。

有的放矢——主题明确，目的单纯

首先应明确会议主题：如经销商座谈会，即将全国各地的经销商召集过来，总结过去，展望未来；将公司新年度的营销政策介绍给各经销商，取得大家的支持和拥护；通过共同探讨，发现以前营销过程中存在的问题，预测市场发展趋势，提出应对的方案和举措，促进厂商“双赢”。

会议主题要吻合当前市场实际需求，应该具有时尚、新颖、独特之处。拿经销商座谈会而言，公司可采用一种时尚做法：如将“品牌缔造价值实力致胜未来——公司经销商赢销会”作为座谈会主题，既能赢得公司高层的肯定，还可吸引与会众多经销商们的眼球。

会议目的与主题息息相关。原则上，一次会议目的应该尽量单纯，只有一个，最多两个。譬如，通过总结往年销售业绩，展望来年销售情况，给下面的经销商打气；发布营销政策，激励、刺激经销商，提高经销商经营自身产品的信心；借助于企业实力，提升品牌形象；为某次大型促销活动作铺垫；新进入一个市场，或新品上市前的宣传造势；紧跟市场潮流，借势热点焦点，提高知名度和美誉度等。

主题与目的的明确，就相当于企业会议营销是“有的放矢”，不至于偏离主题，重蹈形式主义的覆辙。

当会议主题和目的明确之后，会议的形式和针对对象也随之确定下来了，这可使后面的筹划工作有条不紊，按部就班，真正做到“投入小、见效快、收益大、厂商双赢”的目的。

机不可失——选准时机选对地点

选择一个合适的时机对会议举办成功与否具有相当大的作用。在市场上，往往有“先发制人、后发制于人”的说法，会议召开的时机必须选择好，否则，“机不可失，时不再来”。

比如经销商座谈会，可将时间选择在市场淡季后期，同时距年底旺季还有一段时间。选择这个时机，首先是公司营销政策已经出炉，新品即将全面上市，经销商可以参观到公司的整体实力和产品阵容；其次，淡季正好是总结去年、展望来年的好时机，经销商的业务也不是非常多，避开繁忙的销售旺季；再次，在濒临年底时，经销商的心思多放在销售，回收欠款以及打点各个上级主管单位和领导。

在选准时机之外，还要充分考虑到了会议举行的时间和地点。一般来讲，可结合公司实际情况，将经销商座谈会确定为3天，接待日除外，第1天是参观厂房，休息；第2天全天是经销商座谈会；第3天则是私下沟通兼游玩。

在会议举行的日期方面也要煞费苦心，座谈会举行的日期选择最好避开双休日。

在会议召开的地点选择方面，要通过实地考察，提前预订了一个风景秀丽的别墅山庄，虽然不是很豪华，但温泉、秀山、绿水，加上四周典型的田园风光会避免片面追求高档豪华五星级酒店而导致的“费力不讨好”的惨痛结局。

敲门砖——成功的报告策划

举办会议是需要公司往外掏钱的，但是会议究竟会达到什么样的效果，谁也说不准。此时，会议负责人应该及时向上级领导提出一个比较详尽的报告，针对当前的市场环境、面临的挑战与机遇、举办会议的投入与预计的成效作详细的分析，力争获取上级的支持。

对于上级来说，是否支持会议，支持力度多大，取决于3个问题：为什么要举行会议营销？如何办好会议营销？付出与产出各是多少（或付出与产出是否成正比）？

第1个问题的答案在市场背景资料部分和会议的主题、目的部分；第2个问题的答案在于会议的具体内容，包括形式、地点、时间、会议日程安排、人员分工等方面；第3个问题的答案在于会议预算费用表和预计收益表，以及会议结束之后的总结报告。会议营销要想获得上级支持，提交给上级的报告中就必须解决以上3个问题，因此有人认为“报告是赢得上级支持、会议营销成功的敲门砖”。

上级领导对会议营销的支持体现在以下4个方面：

首先是直接的预算费用支持。会议的预算费用应该充分考虑到各种费用的预算，愈周全愈好；同时，还需要预算一部分意外费用，比如，飞机晚点，接待人员和来宾的额外饮食费用，或者是因为其他不可抗因素导致的额外费用，这部分费用原则上占到预算总费用的5%-10%。

其次是营销政策方面的支持。公司应该提前制定出相应的营销政策，包括在产品、价格、渠道、促销、服务等多方面的支持力度，这些都是经销商最关心的问题。

再次，通过上级相关部门的组织、协调，获得其他相关部门及人员的支持。稍微大一点的会议，就牵扯到生产、研发、销售、广告、策划以及其他众多部门，在这方面，如果缺少上级的支持，下面的人可以说是寸步难行。

最后是得到其他各种资源。比如，产品的陈列，交通工具的提供，住宿和饮食方面的支持，以及其他各种资源的支援，这些都必须在打给上级的报告中得到体现。

充分而合理的分工

一个好汉三个帮，惟有充分调动起一切有生力量，会议营销才有最终成功的可能，因此，会议要想大获全胜，很重要的一个支撑就是进行充分而合理的分工。在会议举行前两个星期，就应成立专门会务组。其中，会务组成员包括：

公司领导，他们的任务就是指定会议的具体负责人，寻求其他相关部门和员工的支持，取得公司高层领导的支持；对整个活动过程进行监控，提出建议和指导性意见，解决一些疑难问题和突发事件。

会议的具体负责人，只有一个，是此次会议的总负责人。他的责任重大，也明确，就是寻求其他部门的支持和协助；对会议的整个流程进行统筹规划，挑选核心成员，并对各个核心成员进行具体分工；取得活动经费；协调各个部门、成员间的工作，将所有的工作串联在一起；监督考核下面成员的工作，并解决一些疑难问题。

会务组核心成员，也就是最底层干事的成员。这方面的成员具体又分为4类：

首先是负责宣传方面的成员，包括撰写领导讲话稿、新闻稿件，准备相应的宣传资料等，各种条幅、横幅内容，背景板、展板内容以及媒体接待的工作均由这部分成员负责。

其次是接待来宾的成员。包括会议前的电话、网络、传真联系，发放邀请函，收回回执；安排、负责接机、火车站接待及现场接待工作；安排好来宾的饮食、住宿及最后的送客等工作。

再次是负责活动现场布置的人员。包括准备好桌椅、花盆、条幅、横幅、地毯、背景板、展板、讲话桌、话筒、音响、电源、投影设备、礼仪小姐、气球、拱门以及其他。

最后一类是是其他后勤人员，包括准备资料袋、礼物、座次牌、嘉宾卡、乐队、舞狮队、交通工具等。这些工作都必须在会议开始前，全部做到位。

惟有充分调动起一切有生力量，会议营销才有最终成功的可能，因此，会议要想大获全胜，很重要 ……此处隐藏19092个字……D&W卖场四张画、区域市场走访VCR、服务经验总结，服务工具设计。

4、会议沟通内容：

①区域市场竞争情况、产品需求情况和对公司的建议；

②D&W下一步产品战略（发展RO等）；

③发布公司20年营销战略（分销、差异化营销、工程订单等）；④研讨20年区域目标和销售策略；⑤签署20年合同和任务书；

5、会议要紧扣主题，输出对经销商有益的内容（框架由企划部统一归口，总策划审核）

四、会议安排

1、会议行程安排

全国经销商分为十个会议区，结合当地经销商运营情况及当地核心经销商数量划分，会议地点依照该会议区内核心经销商及会议区地理选定。各地区销售经理协助总部领导开展会议工作。

2、会议流程（下述仅以滇黔桂会议为范本，其它区域会议流程类似）

12月15日，下午到达之后自由沟通，晚上洽谈

12月16日，会议议程

五、会议费用预算

备注：经销商住宿住宿自行解决，公司只负责餐费。

化妆品行业搞的会议营销，在专业线被称做终端会，效果非常不错，在几年前就搞的轰轰烈烈，方式和内容也是花样百出，现在已成为促进产品销售，传播产品知名度的最有力的活动之一，但也有很多的公司做的并不理想，原因是思路不清晰，目的不明确，策划方案没有新意，执行不到位等因素造成的。

其中关键是会议没有进行认真的系统的策划，或者有的`就干脆不做策划，很多的企业负责人想起什么做什么，想到哪里做到哪里，并且每次都不能很好的总结，不知道做不好终端会的关键原因在哪里，因此就不能利用好终端会，发挥会议营销的作用和魅力。那么如何作好终端会的策划方案呢？我根据个人经验，做了总结，整理出来，希望与业内的朋友一起探讨，共同把会议营销作好。

做好一份优秀的会议营销策划，首先要把会议营销的几大要素列出来，也可以说把重要的内容先勾画出来，这就好比是建房子，梁。柱。墙。顶这些部分是必不可少的，只要把这些重要的结构搭建好，房子就倒塌不了，同样道理，策划有了这些要素，就不会出现大的偏差，然后再根据具体情况进一步的去丰满修饰它，它就会漂亮的建筑一样，既美观又实用。这些要素包括这样几点：

一、要做当地市场背景分析

这要求活动的策划者要对目标市场的情况要有充分的了解，包括经济发展，市场容量，目标顾客的消费习惯及喜好，竟品的活动情况，还有会议活动创意的理论基础，即利用了顾客的哪些心理和消费的特点，或者有哪些的优势能对消费者产生足够的刺激，否则消费者不参与，会议就会失败。这是整个会议活动方案的由来，也可以说是活动为什么能做的原因。

二、会议的主题

会议的主题就是招牌，有个好的主题可以决定消费者参与的热情程度，利用人的好奇，趋利等心理特点，尽可能做的八卦一点，目的是调起目标消费者的胃口，把她们吸引过来。

三、活动的目的

只有明确了活动的目的，才能找到努力实现的方向，不要见别人怎么搞，自己也照搬，品牌和品牌不一样，不同的公司之间差别也很大，要根据自身的实际情况，弄清自己的目的，是要实现现场销售？还是打造品牌？还是要实现多个目的？总之要确立好适合自己的会议目的，才能使会议活动发挥最大作用，否则就会象射箭找不到靶子一样，射到哪里得到什么样的结果，可能连自己都不知道。

四、会议的内容和程序

这是会议活动中的关键，这里包括的方面很多，如果没有很好的筹划，很可能会直接导致会议的失败，按时间顺序可以分为三个阶段，会前，会中，会后。

在会前可以根据情况拟定开展公关活动，为活动造势，如提前与电视台联系，争取电视台以新闻形式播出，或以赠送产品是方式与媒体合作，作好宣传，还可以与妇联等政府机关当前提倡的公益活动结合，增加媒体主动播报的机会和主管部门的支持，扩大企业影响力。还有软文支持，设计主题，进行平面的媒体宣传，可以吸引更多的目标顾客参加。还要预定会议场所，提前派发门票：如在活动日期前3-5天派发门票，门票的票面设计讲究美观华丽，内容要有吸引力，派发目标视产品的目标顾客而定，如吸引高端消费群体，可针对有较好的经济基础的女性，以沿街店铺老板娘以及公司白领和邮电、银行、工商、税务、电业、通讯公司、教师、医生、公务员等群体为主，并指定人员检查门票的发放情况，并对参会人数作出预估。提前作好会场的布置，物料专人负责，并安排到位，作好分工，对灯光音响进行调试，并可进行预演彩排。为了保证会议的质量和秩序，在会议开始之前要检票，要求与会人员凭票入内，票面必须填写完整，并且必须严格控制非目标顾客入内（一般为男士和小孩）。

会中要设定好会议程序，一般的会议程序是这样的，先是主持人上场，宣布会议开始，企业老板与各品牌的厂家代表致欢迎辞。然后讲师讲述美容知识并抽取幸运顾客，进行产品体验，同时现场示范美容护理技巧和手法，或者只是是进行主题演讲。中间穿插歌舞、演艺和互动游戏，并派发赠品与纪念品。现场可进行会员宣传与推广，结合促销政策进行产品的订购与销售。最后抽取各个奖项（这样保证参会人员不会中途退场）。

会后一般这样安排：会议次日凭晚会检过的门票在卖场办理会员证并赠送赠品，这样可以让顾客知道产品销售点的位置，还可以进行电话跟单，了解顾客使用情况，开展售后服务与连带销售，增加顾客的忠诚度和购买量。

五、活动所需物料

根据会议内容来定，一般来说，化妆品的终端会所需的物料主要有这些：给顾客体验用产品，奖品所用产品，抽奖的奖品（多数有抽奖活动），展示及宣传物品如X展架，条幅，喷画背景，脸盆、毛巾、木桨海绵、脱脂棉球、气球、精致门票、冲气彩虹门等。

六、会议地点

地点可以视具体会议而定，如宾馆，电影院，学校礼堂等都可以，能容纳的人数与会议要求相符，一般要求要有较好的灯光、音响设施以及配备白板、无线麦克风等物品。

七、人员组成

根据会议的内容要求可在会前安排好工作人员，包括模特及演艺人员，主持人，讲师，会场服务人员，检票人员，登记员，礼仪小姐，会务主管，录象师。

八、要作好费用投入分析和预算

通过分析会议活动投入的多少，可以对所需的费用作出预估，并结合预期的目标，计算出投入与回报是否合理。一般包括门票及展示宣传物料的制作费用，所用奖品和体验的产品的费用；人员的费用，如讲师和演艺人员及其他工作人员的工资、食宿费用；车辆费用；会场及租用物品费用，媒体及公关费用等。如果是厂商联合来做的会议，还要列清化妆品厂家与终端卖场各自分摊的比例。

九、会议活动的应急预案

为了应对会议活动中出现的突发事件和问题，作一套应急预备方案是不可或缺的，针对一些不能确定的因素，只有作好周密的应对措施，才能保证会议的顺利进行，并起到很好的效果。

最后要在会议活动结束之后，进行及时的分析总结，找出成功或失败的原因，并不断的加以改进和完善，这样策划方案才能越做越好，会议营销才能越做越成功。